Topic 4 Ο ρόλος του εξειδικευμένου προσωπικού στον συντονισμό και στην εργασία με ομάδες.

Ως οργανωτές συμμετοχικών και ομαδικών διαδικασιών, είναι απαραίτητο να αναλογιστούμε με τον ρόλο μας, τις στρατηγικές και τις στάσεις που πρέπει να χρησιμοποιηθούν.

Εδώ είναι μερικές γενικές ιδέες σχετικά με τους πιθανούς ρόλους της ομαδικής οργάνωσης:

Λειτουργίες της οργάνωσης των ομαδικών συμμετοχικών διαδικασιών:

• Οργάνωση (πόρους, πληροφορία, τεχνικές, διαδικασίες) και «συνοδεία» (να βαδίζουμε δίπλα και να λειτουργούμε υποστηρικτικά)
• Να δώσει ερεθίσματα στην διαδικασία (κίνητρο, να βοηθήσουμε ώστε να διαλέξουν κατεύθυνση)
• Διαμεσολάβηση (σε εσωτερικές συγκρούσεις της ομάδας ή με άλλα ιδρύματα)
• Πληροφόρηση και συμβουλή (να δίνουν πληροφορίες, να δίνουν συμβουλές σχετικά με πιθανούς πόρους, τεχνικές και επαφές)
• Προώθηση της αυτονομίας της διαδικασίας
• Διαμερισμός των ευθυνών, ρόλων και εργασιών
• Διασφάλιση της συμμετοχής όλων στην ομάδα.

Παρομοίως, είναι κάποιες στάσεις και ρόλοι που θα ήταν βολικό να τους αποφύγουμε:

• Καθοδήγηση (επιλογή της κατεύθυνσης)
• Λήψη αποφάσεων (πάντα πρέπει να τις παίρνει η ομάδα, εσείς πρέπει να δώσετε τα εργαλεία και να δημιουργήσετε το κλίμα για να συμβεί αυτό)
• Nα είστε επικεφαλείς.
• Διαλέξτε το θέμα που θα συζητηθεί
• Να διαμορφώσετε τους κανόνες τις ομάδας

Όπως έχουμε δει όταν μιλάμε σχετικά με την ζωή των ομάδων, οι διαδικασίες τους είναι σταδιακές και για αυτό τον λόγο, οι ρόλοι των οργανωτών πρέπει να είναι επίσης σταδιακοί. Αυτό σημαίνει πως η ομάδα στην αρχική της φάση θα έχει μικρή δυνατότητα για αυτονομία, αποτελεσματικότητα και την δυνατότητα να διαχειρίζεται συγκρούσεις. Για αυτό τον λόγο ο ρόλος των τεχνικών θα είναι αρχικά πιο καθοδηγητικός και αποφασιστικός, με περισσότερα καθήκοντα οργάνωσης, μεσολάβησης κτλ. ώστε να δοθεί μεγαλύτερη αυτονομία στην ομάδα και δυνατότητα διαχείρισης στην ίδια την ομάδα καθώς η ίδια της η διαδικασία προχωρά.

Παρακάτω είναι μερικές κατευθυντήριες οδηγίες σχετικά με τον ρόλο του τεχνικού που εξαρτώνται από την στιγμή στην οποία βρίσκεται η ομάδα.

• Κατά την διάρκεια του βρεφικού σταδίου, ο εκπαιδευτής πρέπει να προωθεί αμοιβαία κατανόηση μεταξύ των συμμετεχόντων. Είναι πολύ σημαντικό να τους πούμε τι είναι αυτό που περιμένουμε από αυτούς και την συμμετοχή τους στην ομάδα και πως η εξέλιξη της διαδικασίας έχει προγραμματιστεί, σε σχέση με τις δραστηριότητες, στόχους κτλ. Ένας άλλος βασικός παράγοντας στην αρχή είναι να εξετάζουμε τις προσδοκίες που οι διαφορετικοί συμμετέχοντες έχουν σχετικά με την συμμετοχή τους στην ομάδα, να δούμε τι ο καθένας από αυτούς περιμένει, να είναι κοινή γνώση ώστε όλη η ομάδα τους γνωρίζει και από την οργάνωση μια προσαρμογή στις προσδοκίες μπορεί να λάβει χώρα. H ανισορροπία στις προσδοκίες μπορεί να είναι μια πηγή δυσαρέσκειας και παραίτησης των συμμετεχόντων. Σε αυτό το στάδιο είναι επίσης σημαντικό να δημιουργούμε ένα καλό κλίμα και να είμαστε προσεκτικοί στις πιθανές δυσκολίες ενσωμάτωσης κάποιων ανθρώπων ώστε να δημιουργήσουμε διορθωτικούς μηχανισμούς και να λάβουμε υπόψιν τις διαφορετικές ταχύτητες. Ο οργανωτής σε αυτό το στάδιο έχει έναν πιο οργανωτικό και στοχευμένο ρόλο, καθοδηγεί την ομάδα σε ένα μεγαλύτερο επίπεδο και επιλύει συγκρούσεις και καταστάσεις.
• Κατά την διάρκεια του νηπιακού σταδίου, οι εξειδικευμένα στελέχη συνεχίζουν να παίζουν έναν βασικό ρόλο. Τώρα, είναι πολύ σημαντικό να παρατηρήσουμε τις αλληλεπιδράσεις ανάμεσα στους ανθρώπους, να εγκαθιδρύσουμε τις δυναμικές τις συνεργασίας, να εμβαθύνουμε τις γνώσεις μας σχετικά με τα μέλη. Σε αυτή την φάση, κάποιοι ρόλοι ξεκινούν να ξεχωρίζουν, το οποί είναι σημαντικό να το αναγνωρίσουμε ώστε να τους προωθήσουμε και να τους διανείμουμε, προωθώντας πολλαπλούς ρόλους και ηγεσία. Η επικοινωνία της ομάδας είναι ακόμα ημιτελής. Πρέπει να δουλέψουμε με την ομάδα και να της δώσουμε τα εργαλεία να εργαστεί, να συζητήσει, να πάρει αποφάσεις, να λύσει τις συγκρούσεις κτλ. Πρέπει να συνεχίσουμε να προωθούμε την εμπιστοσύνη και την ευελιξία της ομάδας όπως επίσης και να δημιουργούμε ένα κλίμα ασφάλειας για όλους.
• Στο έφηβο στάδιο, δεδομένο πως μια συναισθηματική έκφραση συνήθως συμβαίνει, μια από τις βασικές εργασίες θα είναι να αναπροσανατολίσουμε την ομάδα προς την εργασία, ώστε να μην ξεχαστεί και μείνει στο παρασκήνιο. Πρέπει επίσης να δείχνουμε ιδιαίτερο ενδιαφέρον σε αυτούς τους ανθρώπους στο περιβάλλον της ομάδας. Για αυτό, πρέπει να προσπαθήσουμε να προτείνουμε μια δυναμική που μας επιτρέπει να αποκτήσουμε αποδοτικότητα και να εμβαθύνουμε στις δεξιότητες που έχουν δουλευτεί στα προηγούμενα στάδια και να ξεκινήσουμε καινούρια.
• Στο στάδιο ωρίμανσης, είναι η στιγμή κατά την οποία οι εξειδικευμένα στελέχη πρέπει να εντάξουν μεγαλύτερη πολυπλοκότητα στις αναλύσεις και τα θέματα, πιο δύσκολες εργασίες, πιο πολύπλοκες αξιολογήσεις και προσπαθούμε να μετακινήσουμε την ομάδα προς μεγαλύτερη αυτονομία, και αποδοτικότητα, να εμπεδώσουν το εκπαιδευτικό υλικό, να υποστηρίξουν την δουλειά των ανθρώπων ή των επιτροπών που έχουν αναλάβει τις εργασίες, να ρωτάνε συναφείς με το θέμα ερωτήσεις που επιτρέπουν στην ομάδα να εμπεδώσει την ωριμότητα της. Για να το πούμε αυτό σημαίνει πως κομμάτι της αρχικής προσήλωσης και οράματος της ομάδας έχει χαθεί, παραμένοντας ως τεχνική και μεθοδολογική υποστήριξη για τα θέματα τα οποία η ομάδα δεν μπορεί να λύσει μόνη της.
• Όταν μια ομάδα ή διαδικασία τελειώνει, ο ρόλος του τεχνικού προσωπικού θα ήταν πάνω από όλα να δώσουν χώρο για ποιοτική εξέλιξη κα να διασφαλίσουν επαρκή συναισθηματική έκφραση από τους συμμετέχοντες σχετικά με το κλείσιμο της διαδικασίας. Μια από τις βασικές αρχές του τεχνικού προσωπικού είναι να κινητοποιούν την συμμετοχή, που πρέπει να πρέπει να γίνει πιο βαθιά εξαιτίας της σχέσης και της εγκάρσιας φύσης καθ’ όλη την διαδικασία. Το κίνητρο των ομάδων και των ανθρώπων που εμπλέκονται σε αυτή είναι βασικό συστατικό. Χωρίς αυτό, η σύνδεση των ομάδων στις διαδικασίες δεν θα μπορούσε να δημιουργηθεί ούτε η αφοσίωση τους σε αυτές θα μπορούσε να επιτευχθεί. Με άλλα λόγια, το κίνητρο είναι αδιαμφισβήτητα ένα από τα βασικά στοιχεία επιτυχίας μια συμμετοχικής διαδικασίας.